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Claves para el éxito de la gerencia de proyectos

La gerencia de proyectos es fundamental para la competitividad empresarial. Descubre aquí cómo alcanzar un resultado efectivo.

 

Muchas veces, frente a la puesta en marcha de un proyecto, las empresas concentran sus energías en buscar un software o herramientas innovadoras que le permitan llevar a cabo sus objetivos.

 

Sin embargo, dejan de lado el elemento más importante: la gestión y gerencia de proyectos.

 

 

¿Qué es la Dirección de Proyectos?

 

Como bien indica el PMI (Project Management Institute), la dirección o gerencia de proyectos (PMBOK) es la aplicación concreta de habilidades, conocimientos y técnicas, para lograr un proyecto efectivo.

trabajo en equipo dirigido por el project-manager

Todo esto enmarcado dentro de una estrategia integral que permite adecuar los resultados de los proyectos a los objetivos del negocio.

 

Las áreas de conocimiento de la gerencia y gestión de proyectos se pueden clasificar en 10:

 

  • Gestión de la integración

  • Gestión del alcance

  • Gestión del tiempo

  • Gestión del costo

  • Gestión de la calidad

  • Gestión de adquisiciones

  • Gestión de recursos humanos

  • Gestión de las comunicaciones

  • Gestión de riesgos

  • Gestión de los interesados

 

Sin embargo, es importante tener en cuenta que un proyecto exitoso no se define solo por haber cumplido con los objetivos propuestos, ya que si en un proyecto hay una mala gestión del talento o si se generaron muchos más gastos de lo esperado, entonces habrá proyecto cumplido pero no efectivo.

 

 

¿Cómo definirías la dirección de proyectos para tu empresa?

 

Aunque existe una definición formal y ciertas estrategias y metodologías que se establecen de forma masiva, es clave que cada empresa pueda encontrar su propia definición en la gerencia y gestión de proyectos.

 

Una definición propia es necesaria, ya que se debe comprender que cada proceso es dinámico y que su forma dependerá del entorno, las necesidades de cada cliente e incluso el contexto social y cultural.

 

Concebir un proyecto como un proceso estático de principio a fin es uno de los mayores errores que puede cometer una organización y es por ello que un Project Manager se vuelve tan necesario.

 

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¿Qué se debe tener en cuenta para la gerencia de proyectos empresariales?

 

Como hemos mencionado anteriormente, la dinámica particular que se lleva a cabo en los procesos de gerencia de proyectos, existen algunas consignas a seguir para su mayor efectividad.

 

 

1. Conoce a tu equipo

 

Es indiscutible, todo proyecto alcanzará su máximo potencial si hay una correcta gestión del talento humano.

 

Pero para que la gerencia de proyectos sea el trampolín al éxito es necesario conocer de cerca las fortalezas y debilidades de cada miembro del equipo.

 

Teniendo un conocimiento real de las habilidades de los profesionales, se podrán asignar tareas y roles con mucha más facilidad y con la certeza de que se lograrán los resultados esperados.

Para el año 2027 habrán alrededor de 88 millones de personas trabajando en puestos relacionados a la gestión de proyectos - Proyect Management Institute

 

2. Saber administrar el tiempo

 

Este quizás es uno de los desafíos más complejos. ¿Cómo cumplir con lo esperado cuando intervienen tantos elementos durante el proceso?

 

Primero es clave entender que la planeación previa junto al accionar del equipo serán los caballos de batalla que permitirán lograr los objetivos.

 

project manager trabajando en equipo

 

Sin embargo, es necesario realizar un cronograma estableciendo las fechas concretas, como así también indicando los posibles imprevistos.

 

Un cronograma bien organizado nos ayudará a no gastar recursos extra o generar problemas que perjudiquen el proceso del proyecto.

 

 

3. Supervisar el cronograma

 

Una vez realizado el cronograma y establecido los plazos, es importante no perder de vista su proceso.

 

El progreso debe ser controlado para revisar aquellos aspectos a reforzar y actualizar tareas si es necesario.

 

Para esto, reuniones periódicas con el equipo e informes detallados ayudarán a lograr con los objetivos propuestos.

 

 

4. Utilizar la creatividad

 

Aunque existen herramientas y pasos concretos a seguir, siempre es importante intentar ser creativos.

 

¿Por qué? La creatividad brinda soluciones y respuestas frente a contextos de cambio permanente, donde la adaptación es una habilidad más que necesaria.

 

Nos impulsa a buscar siempre un poco más y a pensar “out of the box” romper estructuras limitantes.

direccion de proyecto con equipo de trabajo joven

 

5. Ser realistas

 

Al igual que ser creativos es un gran desafío, ser realistas también lo es, ya que se trata de llevar al suelo las ideas para convertirlas en acciones concretas.

 

El realismo en la gerencia y gestión de proyectos no se trata de evitar el riesgo, sino por el contrario de sabiendo los riesgos que se corren, conocer los límites, prevenir y generar expectativas claras.

 

 

6. Analizar los resultados

 

Los resultados no sólo se analizan una vez entregado el proyecto, sino que previamente existe una etapa de control a través de un checklist, para determinar si no han quedado cabos sueltos.

 

Una vez cerrado el proyecto, es importante concretar una reunión con todo el equipo para analizar el proceso realizado y las lecciones aprendidas para una nueva ocasión.

 

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