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Si te desenvuelves en el área de diseño o ejecución de proyectos es muy probable que hayas oído hablar de este tema. Pero, ¿qué es realmente la gestión ágil de proyectos? Hoy hablaremos sobre este enfoque a detalle y descubriremos por qué es tan importante implementarlo en tu empresa.
¿Qué es la gestión ágil de proyectos?
La gestión ágil de proyectos (o Agile Project Management, en inglés) es un conjunto de metodologías para el desarrollo de proyectos que precisan de una especial rapidez y flexibilidad en su proceso.
Se divide en ciclos más pequeños llamados “sprints” o iteraciones, que se ejecutan en sesiones desde unos pocos días hasta algunas semanas y abarcan desde la fase de diseño inicial hasta las pruebas y el aseguramiento de la calidad del proyecto.
Esta metodología agile de proyectos permite a los equipos o áreas trabajar de manera más eficiente, pues da la posibilidad de corregir fallas rápidamente y reducir la posibilidad de fallas a gran escala, ya que hay una mejora continua a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
¿Por qué trabajar con la metodología ágil de proyectos?
El principal beneficio de trabajar con esta metodología es su capacidad para responder a los problemas que surgen a lo largo del curso del proyecto. Recuerda que hacer un cambio necesario en un proyecto en el momento adecuado puede ahorrar recursos y ayudar a entregar un proyecto exitoso a tiempo y dentro del presupuesto.
Además, esta gestión ágil de proyectos permite un uso eficiente de los recursos, ya que la colaboración entre los equipos hace que se detecten más rápido los problemas con distintos testeos y pruebas, lo que a su vez permite que se obtengan soluciones de forma más eficiente.
¿Cómo funciona la gestión ágil de proyectos?
Existen cinco fases principales para que esta metodología sea exitosa:
1. Visualización
Esta es la fase de conceptualización del proyecto y es aquí también cuando se identifica quiénes van a trabajar en él y las necesidades de los clientes finales.
2. Hipótesis
En esta fase, los equipos trabajarán juntos para generar una lista de características del producto final, para luego identificar las hipótesis relacionadas con el mismo.
3. Investigación
En esta fase, los equipos explorarán alternativas para cumplir con los requisitos del proyecto. Por ello deben investigar sobre medios que les permitan llegar de manera más eficaz al resultado final antes de pasar a la siguiente etapa.
4. Adaptación
Los resultados entregados se revisan y los equipos se adaptan según sea necesario. Esta fase se centra en los cambios o correcciones que se producen en función de las perspectivas del cliente y del equipo. Se debe proporcionar retroalimentación constantemente, para que cada parte del proyecto cumpla con los requisitos del usuario final.
5. Resultados
El proyecto final se compara con los requisitos actualizados y los errores o problemas encontrados dentro del proceso deben revisarse para evitar problemas similares en el futuro.
¿Qué se necesita para aplicar la gestión ágil de proyectos?
Para aplicar esta metodología en cualquier proyecto, lo primero que se debe hacer es ordenar los equipos que trabajarán en ella. Con las funciones bien definidas, se pasa a una etapa de retroalimentación rápida y adaptación para mejorar las prácticas de control de calidad en cada fase.
La metodología ágil de proyectos requiere que los equipos evalúen continuamente el tiempo y el costo a medida que avanzan en su trabajo, esto mediante gráficos que permitan un seguimiento detallado de todo el progreso.
¡Y atención! Aunque la gestión ágil de proyectos no requiere la presencia o participación de un director del proyecto, sí es esencial contar con un gerente de planificación y control de gestión, pues es esta persona quien administra el presupuesto, el personal, el alcance del proyecto y otros elementos clave.
En algunos enfoques, como el Scrum, este gerente pasa a ser llamado Scrum Master, y es quien ayuda a establecer prioridades y guía el proyecto hasta su finalización. No obstante, es muy común ver que algunas organizaciones, que no manejan a fondo esta metodología, colocan a los gerentes de proyecto en una función de coordinador, y es el líder del área quien realmente se encarga de todo el proyecto.
El punto clave es saber cuándo aplicar el enfoque ágil, y tener criterios claros para adaptarlo eficientemente en nuestros proyectos. Es necesario entender sus principios y utilizarlos en aquellos proyectos donde ha demostrado que es más eficaz para conseguir los resultados y objetivos deseados.
El mundo empresarial requiere profesionales con la capacidad de gestionar múltiples proyectos. En este sentido, la gestión ágil permite la transparencia y la retroalimentación eficiente a lo largo de todo el proyecto.
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