6 herramientas de gestión de proyectos para aumentar la productividad

¿Necesitas instrumentos que te ayuden a planificar y controlar los recursos de tu proyecto? Las herramientas de gestión de proyectos son fundamentales, y en este artículo te contamos 6 que podrás comenzar a poner en práctica.

Más allá de las habilidades que todo gestor de proyectos posee, es fundamental acompañar la estrategia general con distintas plataformas o acciones que nos permitan aumentar la productividad de nuestros equipos y administrar de forma exitosa los recursos.

Con esto decimos que todo líder debe buscar constantemente nuevas formas de llevar adelante los proyectos, más aún con el auge del teletrabajo, donde la comunicación se ha convertido en un verdadero desafío.

Pero antes de analizar distintas aplicaciones que te podrán ayudar, es importante definir con claridad tu rol como Project Manager.

¿Qué hace el jefe de proyecto?

Un director de proyectos es la persona encargada de planificar, ejecutar y llevar un control de las distintas etapas y acciones que se tomarán en el proyecto para cumplir con los objetivos planteados.

Sin embargo, frente a la pregunta: ¿cuáles son las funciones de un gestor? Es importante destacar que no es una “figura administrativa”, sino que cumple un rol crucial como líder, motivando a los miembros del equipo a dar lo mejor de sí y generando vínculos productivos con otras áreas.

Cabe destacar que los proyectos no son algo estático y lineal; por el contrario, son procesos en constante movimiento.

Esto hace que un jefe de proyecto, además de contar con soft skills, debe también poseer diversas herramientas de gestión de proyectos que le permitan optimizar su trabajo y el de sus colaboradores.

¿Cuáles son las principales habilidades que debe tener un gerente de proyecto?

Antes de destacar las principales herramientas que permitirán aumentar la productividad de los proyectos, veremos algunas habilidades blandas fundamentales que debe tener todo Project Manager.

1. Adaptación y flexibilidad

La flexibilidad se ha convertido en la principal habilidad no solo para los gestores de proyecto, sino también para todo líder empresarial.

Como ya mencionamos anteriormente, un proyecto no es algo rígido, sino que depende de tantos factores que “la dirección del barco debe adaptarse a los vientos que corren”.

Pero ser flexible no es simplemente acomodarse, sino por el contrario contar con la adaptabilidad necesaria para que a pesar de los cambios que se deban hacer, el Project Manager pueda gestionar a su equipo para que se cumplan los objetivos planificados.

2. Empatía y trabajo en equipo

La empatía no es una habilidad que se haya puesto en boga, sino que siempre fue necesaria; sin embargo, hoy más que nunca continúa siendo esencial y más aún donde la mayoría de las organizaciones trabajan de forma remota.

Ser empático no se trata de actuar como lo harían los demás, sino de entender que cada colaborador tiene un proceso personal y único, el cual se debe estimular y respetar.

La comunicación y la honestidad son elementos fundamentales en este punto, donde trabajando de manera mancomunada se puede enfrentar cualquier conflicto.

3. Organización y gestión del tiempo

El tiempo es el factor clave en todo proyecto, es incluso quizás el recurso más importante, ya que un mal cálculo puede entorpecer el trabajo de otras áreas o crear falsas expectativas en nuestros clientes o la Alta Dirección.

Por lo tanto, es crucial contar con habilidades organizativas que permitan a cada gestor tener un panorama integral de los procesos y, a su vez, poder ir midiendo el ritmo del proyecto.

4. Pensamiento crítico

Quizás esta habilidad atraviesa las demás, ya que una actitud crítica, capaz de interpelar el trabajo realizado, es fundamental para encontrar el camino correcto.

Para planificar y evaluar correctamente se deben estudiar las distintas opciones disponibles, tener en cuenta los factores tanto internos como externos que intervienen y crear las mejores estrategias para llevar a cabo el proyecto con éxito.

¿Qué herramientas necesita un Project Manager?

1. Notion

Si bien se popularizó como herramienta de gestión en el 2021, es sin lugar a dudas una plataforma que ha sabido ganarse su lugar, ya que es capaz de adaptarse según las necesidades del usuario.

Notion está diseñado para ayudar a los miembros de una empresa u organización a coordinar plazos, objetivos y tareas. Permite gestionar diseños, ventas, y las distintas actividades que debe realizar el área de marketing.

Es un espacio que busca centralizar la información y las tareas, haciendo de su
navegabilidad algo sumamente intuitivo.

Algo muy interesante también es que lo puedes integrar con otras aplicaciones como Google Drive o Google Maps.

2. Slack

Slack se ha convertido en una plataforma capaz de “reemplazar al correo electrónico”. Si bien todavía el correo sigue siendo un elemento crucial en toda estrategia de comunicación, Slack permite una comunicación más fluida y directa.

Su principal objetivo es conectar a las personas con la información que necesitan a través de la mensajería instantánea.

Una de sus grandes ventajas es que es gratuita (dependiendo del tamaño del equipo que tengas) y te permite crear grupos incluyendo a las personas que tú desees.

Al igual que Notion, se puede integrar con aplicaciones como Salesforce, Dropbox o Google Drive.

3. ClickUp

Sin lugar a dudas ClickUp es una herramienta intuitiva y fácil de usar. Esta facilidad nace de la posibilidad que brinda a los usuarios de personalizar los proyectos y tareas en 3 formas distintas.

Al igual que Slack, cuenta con una versión gratuita y su versión paga es totalmente accesible. Sin embargo, lo que la coloca en esta lista son sus más de 1.000 integraciones y más de 50 acciones de automatización.

4. Discord

Sus millones de usuarios la convierten en una de las plataformas más populares para conectarse con otros usuarios.

Discord es una aplicación gratuita de comunicación que permite conectar a las personas mediante chat de voz o videollamadas.

Una de sus grandes ventajas es que posee una gran cantidad de "plugins" donde los usuarios pueden realizar diversas acciones tales como enviar mensajes cada vez que alguien sube una nueva versión de código.

5. Asana

Otro administrador de tareas muy interesante es Asana, el cual a través de listas, permite que cada usuario pueda ordenar sus prioridades y crear jerarquías.

Quizás un punto destacable comparado con otras plataformas es su sistema de notificaciones, el cual es muy útil al momento de generar recordatorios.

Además permite involucrar en los procesos a proveedores o clientes externos, convirtiéndola en una verdadera herramienta de gestión de proyectos totalmente colaborativa.

¿Qué se necesita para ser un gestor de proyectos?

Existen una gran variedad de certificaciones que permiten comenzar con el camino de la dirección de proyectos; sin embargo, un posgrado en dirección de proyectos se convierte en una gran opción, ya que brinda el desarrollo de habilidades de gestión y liderazgo que las empresas hoy necesitan.

La Maestría en Dirección de Proyectos brinda a cada alumno la posibilidad de aprender a identificar las variables que condicionan el éxito de los proyectos, adquiriendo las técnicas y herramientas conforme al cuerpo de conocimientos definido por el PMI® en el PMBOK® 7 ed.

Además, incorporarán buenas prácticas (predictivas, ágiles y/o híbridas) de gerencia de proyectos para potenciar la dirección estratégica de proyectos.

Todo esto, bajo una visión de sostenibilidad (Green Project Management) y la utilización de metodologías de Project Data Analytics.

Si deseas continuar aprendiendo ¡te invitamos a conocer la Maestría en Dirección de Proyectos de ADEN!